El crecimiento sin control no tiene sentido. En Clientia nos dedicamos a la gestión de proyectos y venimos observando cómo la mayoría de las pymes que han crecido sin control, actualmente se encuentran en un estado de ineficiencia operativa. Por ejemplo, cuando el crecimiento no ha sido bien planificado, la organización se vuelve cada vez más y más complicada y desestructurada y, esto genera los famosos “cuellos de botella”, “deficiencias en la comunicación” o “descuadres en las amortizaciones e inversiones realizadas”.
Hoy queremos mostrarte cuáles suelen ser las causas más habituales, cómo identificar las ineficiencias operativas y cómo Clientia suele abordarlas a la hora de gestionar proyectos.
Planificación nula o inapropiada.
Una de las principales causas por las que las empresas se vuelven cada vez más caóticas e ineficientes suele ser la falta de planificación, también puede ser debido a una planificación superficial. En cualquier caso, lo que se genera son problemas que el plan de contingencia no prevé y situaciones cada vez más difíciles de afrontar.
Un paso previo a la planificación, que suele obviarse, es una investigación exhaustiva y detallada. Sin una buena investigación del mercado, competencia y cliente las probabilidades de superar imprevistos son muy bajas, lo que se traduce en una ralentización del proyecto, la toma de decisiones y su solución.
Durante la fase de planificación es necesario identificar qué factores pueden ser los más vulnerables. Un pequeño imprevisto puede retrasar el proyecto hasta límites insospechados. En Clientia desarrollamos proyectos con una filosofía ágil, lo que conlleva una enorme preparación inicial y una investigación sin fin para prever cualquier riesgo, anticiparnos a cualquier problema y tomar decisiones rápidamente.
Calendario de implantación insuficiente.
El calendario de un proyecto no es sólo decir al equipo que tiene que trabajar de 9 a 5. La tarea del director (en nuestro caso directora) de proyectos es que el equipo sepa qué tiene que hacer, cómo tiene que hacerlo y cuándo se necesita que lo tenga hecho. Los miembros del equipo tienen que ser conscientes de que forman parte de un proyecto más grande que sus tareas y que cada eslabón de la cadena es importante para el desarrollo del proyecto.
En Clientia utilizamos programas de gestión de proyectos que facilitan al equipo la visualización del proceso completo y la comunicación entre ellos. De esta manera el proyecto, los objetivos, las tareas y los tiempos son conocidas por todos. De esta forma, la dirección del proyecto resulta más fácil, dinámica y autogestionable.
Control y supervisión inexistente.
Si el equipo se retrasa en completar las tareas, los plazos no se cumplen o la presentación del trabajo no es satisfactoria, es responsabilidad del director de proyecto y éste necesitará evaluar qué errores está cometiendo y en qué se está fallando.
Para Clientia es de vital importancia la parte de los indicadores, los reportes y el control. Si no medimos, no podemos conocer nuestra evolución ni mejorar.
Paso a detallarte algunas de las causas más comunes por las que una empresa es ineficiente en la gestión de proyectos:
- Mala contratación.
- Falta de establecimiento de funciones.
- Conocimiento o experiencia insuficientes.
- El director no delega responsabilidades.
- Falta de liderazgo.
Por suerte si conseguimos identificar pronto estas debilidades podemos arreglarlas fácilmente:
- Reemplazando a la persona en el puesto por alguien más cualificado.
- Identificando las habilidades de cada persona y asignándole a la tarea que mejor sepa o pueda realizar.
- Contratando a alguien con mayor conocimiento y experiencia para que le ayude y acompañe en el desarrollo y la implementación de su proyecto.
- Reuniéndose con la directiva y transmitiéndole confianza para que sean capaces de delegar con seguridad.
- Transmitiendo confianza y reconociendo las labores de cada miembro.
Leave A Comment