6 RAZONES PARA DIGITALIZAR TUS DOCUMENTOS FÍSICOS.

Los documentos y su gestión desempeñan un papel importantísimo en cualquier proyecto o negocio. Es necesario comprender la importancia de digitalizar los documentos físicos: nos ayuda a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para la gestión eficaz de las todas las operaciones de la empresa.

1- Escanea y comparte fácilmente

Nos encontramos en la era de la información y en un entorno globalizado: los documentos digitalizados se pueden compartir, con independencia de las fronteras geográficas, con clientes, empleados, etc. en cuestión de segundos.

Las fotocopias de documentos y el correo tradicional son métodos del siglo pasado. Si realmente no quieres complicarte y mantener una buena gestión de tu información, la digitalización es un requisito indispensable.

2- Protección segura 100% 

Las copias digitales por lo general se almacenan en servidores centrales que luego se pueden recuperar en caso de pérdida o extravío.

Así, a diferencia de los documentos de papel que son propensos al deterioro y a las pérdidas, las copias escaneadas están protegidas con herramientas de gestión de acceso y son fácilmente duplicables y recuperables.

3- Acceso desde cualquier parte

Desde cualquier parte del mundo se puede acceder a los documentos almacenados en formato digital.

Puedes tener los documentos relevantes que necesitabas, descargarlos y clasificarlos fácilmente según quieras con independencia de donde te encuentres.

4- Auditar los documentos sobre la marcha

La mayoría de negocios están sujetos a auditoría, ya que poseen información de carácter privado y sensible. El escaneo simplifica el proceso de búsqueda, ya que se pueden recuperar los documentos fácilmente utilizando las palabras clave con las que se nombraron.

La transparencia del negocio también mejora a medida que la información importante se comparte fácilmente a través de correos electrónicos y otros medios de comunicación social. Lo que antes era un trabajo costoso y engorroso, ahora es cuestión de segundos.

5- Mantén los originales intactos

Los folios son propensos a los daños. Su digitalización puede obtener resultados significativamente positivos. Una vez escaneados, los originales se utilizarán menos que antes, lo que reduce el desgaste y deterioro gradual. El proceso de digitalización puede también aumentar la legibilidad de los documentos más antiguos que ya son difíciles de leer.

6- Piensa en verde, cuida el planeta (es el único que tiene chocolate)

Actualmente, todas las empresas se están renovando para convertirse en una oficina sin papeles. Esto no sólo salva árboles, sino que también ahorra espacio de oficina y hace que el entorno de trabajo se vea limpio y ordenado.

Hay que sentirse orgullosos de estar trabajando en un ambiente de oficina que ayude a reducir el impacto que tienen las empresas en la explotación de los recursos naturales.

Estas son sólo algunas de las principales ventajas. Ponte en contacto con Víctor en solucionamos@clientia.es si quieres saber más sobre cómo puede beneficiar la digitalización a tu organización.